Дашборд для C&B в Power BI
Цикл статей: HR-аналитика: от слов к делу

Людмила Рогова

Руководитель консалтинговой практики TalentCode

НАС БЬЮТ, МЫ ТЕРПИМ: ПОЧЕМУ В C&B ДО СИХ ПОР МНОГО РУЧНЫХ ЗАДАЧ В АНАЛИТИКЕ?

Сейчас уже сложно утверждать, что в HR есть функция, которая работает с данными больше всех остальных функций. Всё сильно варьирует от компании к компании, зависит от условий, целей и задач HR-службы.

Но исторически так сложилось, что функция C&B была, и, вероятнее всего, все еще остается самой «оцифрованной» функцией в большинстве российских компаний – огромное количество расчетов, отчетов, презентаций рождается именно тут. И появляются эти материалы, как правило, в очень сжатые сроки. Иногда в муках. Добавьте к этому еще и большую ответственность, лежащую на этой функции. Я не встречала пока ни одного сотрудника C&B, который справлялся бы со всеми задачами без единого дня переработок.

И причина переработок зачастую возникает вне этой функции – всем вокруг надо все быстро, качественно, красиво и понятно. А данные, необходимые для работы, лежат в разных системах, и часть из них даже не принадлежит HR – это финансовые данные, данные по выполнению КПЭ, всевозможные обзоры от внешних провайдеров. Сначала эти данные надо найти или дождаться их предоставления, а потом мгновенно все обработать и выдать результат в наилучшем виде.

Классно, когда в вашей компании автоматизировано просто все, что только можно автоматизировать. Нажал на кнопку и получил готовый ответ. Мечта. Если в вашей компании именно так, то я вам искренне завидую, и вам читать эту статью не надо.

Есть правда нюанс: автоматизировать не типовые задачи и нестандартные запросы невозможно. А C&B чаще всего живет именно в таких условиях. Истинно типовых задач в этой функции не так уж и много – даже если все и выглядит как типовой набор операций по обработке и анализу данных, в процессе всегда найдутся исключения, из-за которых надо всегда оставаться настороже.

КВАРТАЛ ИЗ ЖИЗНИ C&B: КАК АНАЛИТИКА ПРЕВРАЩАЕТСЯ В АД?

Прежде, чем перейти к размышлениям, коротко опишу один квартал из жизни моего собрата по анализу данных из функции C&B.
Встретились с финансами, обсудили итоги I квартала. Неожиданный результат – у нас перерасход. Пока еще не самый большой, но надо оперативно разобраться, где и почему он произошел. Взяли файлы с утвержденным бюджетом и выгрузили факт за I квартал. Упс, но у нас немного другие цифры в бюджете. Уточнили у финансистов – были корректировки, но нам о них не успели сообщить…
Запросили актуальную версию бюджета. Ждем.
Получили файл с актуальными плановыми данными. Заново пересобрали отчет в Excel с план-фактным анализом. Определили подразделения и статьи бюджета, по которым есть отклонения. Экономия по статье «Квартальные премии» перекрывается перерасходом по статье «Компенсации при увольнении»…
Приступили к анализу выплат переменной части. Сколько людей не получили премию или получили ее не в полном объеме? Это они уволились? Выгрузили данные по уволенным и снова поупражнялись с excel-файлом. Получили результат. А точно они уволились по причинам, связанным с оплатой труда? Выгрузили в Excel данные exit-интервью, снова поупражнялись с формулами и сводными таблицами. Однако…
Надо разобраться с выполнением КПЭ нашими сотрудниками. Что не так? А вдруг у нас еще какая-то часть людей в зоне риска? Запросили данные по выполнению КПЭ у бизнеса. Ждем. А за окошком месяц май…
Наконец-то все вернулись из отпусков, и мы получили нужные файлы с выполнением КПЭ. Упражнения в Excel по консолидации данных идут полным ходом. Получены первые результаты и подтверждены некоторые выводы…
Надо бы проверить, а насколько совокупный доход соответствует рыночному. Вдруг дело не только в переменной, но и в постоянной части? Достали обзоры зарплат от двух провайдеров. Естественно, снова ушло несколько дней на банальную консолидацию данных в любимом Excel. Но группа максимального риска определена. Надо срочно менять ситуацию!
Пришли с обновленной презентацией. И тут сюрприз от финансов – ребята, по итогам II квартала перерасход бюджета серьезно увеличился. Какие вы хотите дополнительные средства? Идите и ищите причину перерасхода…

Круг замкнулся. Зато есть чем заняться в следующем квартале…
Встретились с финансами. Они согласились с нашими доводами, но задали несколько уточняющих вопросов, ответы на которые не были отражены в нашей презентации. Надо построить и показать несколько дополнительных графиков по ряду подразделений. Ушли доделывать слайды презентации.
Создали файл с расчетом дополнительного бюджета, необходимого для пересмотра окладов и корректировки системы мотивации. Посчитали и нарисовали классную презентацию с неопровержимыми выводами. Назначили встречу с финансами для обсуждения выделения дополнительного бюджета. Финансы могут встретиться только 22-го числа.

ЧТО C&B УЖЕ ПРОБОВАЛИ, И ПОЧЕМУ ЭТО ПЛОХО РАБОТАЕТ?

Наверное, большинство из вас, кто дочитал статью до этого момента, уже догадался, что я опять предложу «дашбордизировать» HR в целом и функцию C&B в частности. Ну, как бы да – на текущий момент вывод нужной информации в виде интерактивных дашбордов, похоже, единственный работающий вариант, который позволит быстро решать возникающие задачи. Дашборды прекрасно работают в бизнесе, финансах, маркетинге и многих других подразделениях, так почему бы и HR не попробовать? И многие уже пробуют. Разными доступными способами.

Один из способов – привлечь внутренних или внешних профессионалов, чтобы разработать волшебный дашборд с ответами на вопросы на все случаи жизни. Автоматизировать необходимый набор метрик в нужных разрезах можно и нужно, но, как я уже успела написать, автоматизировать нестандартные вопросы-запросы нереально. Когда под рукой уже есть постоянно требующаяся информация, то, естественно, это ускорит выполнение ваших задач. Но если вам все равно приходится выгружать часть данных в Excel и «допиливать» их там, и занимает это более 10-ти часов в неделю, то надо искать другой выход.

POWER BI НЕ КОРПОРАТИВНЫЙ ИНСТРУМЕНТ, POWER BI - ВАША ЛИЧНАЯ СВОБОДА

А выход есть - надо самим становиться BI-специалистами и создавать дашборды или их аналоги своими руками под свои задачи. Какие плюсы это принесет? Как минимум, вы в несколько раз быстрее будете обрабатывать такой же объем данных по сравнению с работой в Excel. Вы сможете автоматизировать многие рутинные операции и даже сами не заметите, как вы это сделаете. На любой встрече вы будете на лету предоставлять любую детализацию ваших данных, мгновенно показывать срезы по разным подразделениям, городам, должностям. Да по чему угодно! У этого есть еще один неожиданный плюс: если вы захотите улучшить свой дашборд, добавить новую информацию, то вам не надо будет стоять в очереди в ИТ. Слышала и слышу от многих, что ИТ-ребята, в первую очередь, заняты бизнесовыми задачами, и это естественно. Задачи HR стоят на втором, на третьем или на десятом месте. Тут уж кому как повезло. Возможность быстро сделать то, что нужно тебе самому здесь и сейчас, можно назвать своей маленькой свободой.

Многие, услышав слово дашборд, сразу думают, что это исключительно область BI профессионалов. Более десяти лет назад действительно существовала разница между специалистами, обрабатывающими небольшие объемы данных в Excel и специалистами BI, ворочающими огромными объемами данных. Но эта разница постепенно сглаживается. С одной стороны, практически у всех увеличиваются объемы обрабатываемых данных, а с другой стороны, упрощаются сами BI-системы, и их все больше и больше ориентируют на тип пользователя: «self-service BI».
Современные BI-системы - это не космические ракеты, для построения которых надо быть экспертом во многих науках. Если вы владеете Excel на хорошем уровне, то это автоматически означает, что вы можете освоить и другие программы, созданные для обработки и анализа данных. Какую BI-систему сейчас выбрать, решаете только вы сами. Я умею работать в двух BI системах, но лично предпочитаю Power BI. Я переходила на Power BI после многих лет работы с надстройкой PowerPivot в Excel, что, по сути, одно и то же. Эта надстройка создана более 10-ти лет назад специально для пользователей Excel, работавших с большими (по тем временам) объемами информации. И создавали ее, чтобы сделать из нас тех самых «self-service BI» - людей, умеющих быстро найти ответы на самые неожиданные и нестандартные запросы. Нет ничего удивительного, что переход от Excel к PowerPivot, а потом к Power BI - не самый сложный для пользователей Excel, потому что именно так и задумывалось.

КАКИХ РЕЗУЛЬТАТОВ МОЖНО ДОСТИЧЬ?

Если мой виртуальный собрат по анализу данных изучит Power BI и потратит некоторое время на создание собственного дашборда, то его квартал может схлопнуться в пару дней.

5 апреля

Обновил данные дашборда. Перерасход в подразделениях Х, Yи Z, но по статье «Квартальные премии» экономия, а в «Компенсациях при увольнении» перерасход.
Перешел на страницу с детализацией выплат по сотрудникам. Увидел, сколько людей не получили премию. Тут же увидел, кто из них уже уволился и по каким причинам. Надо что-то предпринять с теми, кто еще с нами. Что там у них с текущими КПЭ?
На всякий случай заглянул на страничку сравнения совокупного дохода с рынком – может, тут тоже есть изменения? Да, на часть категорий персонала надо обратить внимание…
«Поигрался» с расчетом дополнительного бюджета – необходимые суммы определены. Назначил встречу с финансами – надо быстренько обсудить дальнейшие шаги, пока квартал только начался. ????
«Поигрался» с расчетом дополнительного бюджета – необходимые суммы определены. Назначил встречу с финансами – надо быстренько обсудить дальнейшие шаги, пока квартал только начался. ????
Ниже сам дашборд, созданный для решения озвученных задач:

Возможно, вы не верите, что подобный дашборд можно создать своими руками после пары месяцев обучения. Отчасти соглашусь – потребуется определенная практика. Но одно могу утверждать – путь к «self-service BI» точно позволит сократить время на решение ваших задач и уменьшить количество возникающих ошибок.

Скоро у нас будет открытый урок. На нем я за час покажу часть работы, которую проделала при создании этого дашборда. Приходите и увидите своими глазами, что все это реально.