Алгоритм работы с бенчмаркингом

1.1. Определите свои цели
Кому и для чего нужны HR-бенчмарки? Например:

• HR-директору для коммуникации с бизнесом и CEO
• Руководителю подбора для постановки целей и KPI для команды
• Корпоративному университету для поиска лучших практик и улучшения процессов

Часто цель формулируют "оценить себя" или "сравниться с рынком". Но это недоцель, "оценить", чтобы что? "Сравниться" зачем? По сути такая формулировка цели является синонимом к понятию "бенчмаркинг".

1.2. Сформулируйте гипотезы
"Понять, где мы менее эффективны, чем другие" - уже лучше. Но если возник такой вопрос, возможно, есть и конкретные гипотезы. Чем профессиональней HR-команда работает с бенчмарками, тем конкретней ее гипотезы до исследования. "Тратим ли мы на обучение 1 сотрудника не больше, чем другие компании нашей отрасли?" - уже лучше. По мере накопления опыта работы с метриками и истории измерений, компании формулируют цели и методы их достижения еще конкретней. "Мы должны быть в нижних 25% отрасли по затратам на обучение, удалось ли нам". Когда у вас такие HR-гипотезы на старте, исследование дает четкий ответ на поставленный вопрос - да или нет. Сравните это с целью "Сравниться с рынком".

Если вас никогда не заботил свой вес, тогда ваш вопрос к весам "Ну как?". Но если вы систематически работаете с этим показателем, например, будучи профессиональным спортсменом, у вас вполне конкретные вопросы к весам, и вы идете проверять очень ясные HR-гипотезы. Также и с бенчмаркингом.

1.3. Выберите метрики для исследования
Казалось бы, очевидно - метрики вытекают из целей бенчмаркинга. Если наша цель - снижение текучести, то метрика - текучесть. Верно? Да, но не совсем. Сделаем шаг вперед. Вот мы увидим, что текучесть у нас больше, чем в среднем по отрасли, и что? Очевидно, что мы захотим узнать причину. И одно из направлений исследования - понять, а что у нас с другими метриками? Возможно, мы платим меньше, не инвестируем в обучение и карьеру. Если мы запланируем HR-бенчмарки еще и по этим метрикам, то сразу получим ответ.

Метрики сильно связаны друг с другом. Мы часто рекомендуем брать для бенчмаркинга широкий пул классических метрик, это сильно поможет в интерпретации результатов, даже если ваш первоначальный запрос довольно узок.

Итоги этапа:

• Ответ на вопрос кому и зачем нужны HR-бенчмарки?
• Метрики для бенчмарки
• Вопросы и HR-гипотезы, которые нужно проверить

2.1. Определите компании, с которыми хотите сравниваться
Исходя из ваших целей, нужно определить группу для сравнения. Если вас интересуют лучшие практики, вам нужны лидеры рынка. Если нужно показывать HR-бенчмарки CEO, то с ним стоит обсудить и выборку. Часто компании выбирают для сравнения других игроков из своей отрасли. Но это не обязательно. Иногда вам нужно сужать выборку, например, вас интересуют только крупные компании своей отрасли, т.к. часть метрик вам нужно сравнивать с учетом экономии на масштабе. А иногда, напротив, выборку можно расширять. Например, розничную торговлю могут интересовать бенчмарки банковского ритейла, а банкам интересно сравнить себя с ИТ-компаниями. Иногда имеет смысл сравнивать себя с несколькими группами компаний.

Для внутреннего бенчмаркинга вместо компаний вы будете использовать бизнес-юниты, регионы или эффективность конкретных сотрудников, а принципы будут те же.

2.2. Определите тип бенчмаркинга и методы сбора данных
Как только у вас будет понимание метрик и группы сравнения, вы сможете решить, какой бенчмаркинг вам нужен. Внутренний или внешний? Регулярно проводимое профессиональное исследование или исследование под ваш уникальный запрос.

2.3. Определите методологию сбора данных и расчета метрик
В регулярных исследованиях, таких как Human Capital Index, определенные метрики, методы и формулы измерения показателей определяет организатор исследования. В случае самостоятельного или кастомизированного исследования для получения бенчмарок вам предстоит определить:

• Методы сбора данных
• Формулы расчета метрик, единицы измерения
• Периоды сбора данных
• Важные срезы данных для детализации

Итоги этапа:

• Группа сравнения
• Провайдер исследования или своя команда исследования
• Методология исследования

3.1. Соберите данные
Это часто рутинный, но очень важный этап бенчмаркинга. От того, как сработает команда сбора данных, насколько получится выдержать единую методологию, вычистить "грязные" и не заслуживающие доверия данные, будет зависеть качество итоговых выводов.

3.2. Проверьте и почистите полученные данные
"Доверяй, но проверяй". Качество учета и культура обращения с данными в российских компаниях оставляют желать лучшего. Мы в своей практике при работе с бенчмарками используем около 6 методов проверки данных, от анализа на противоречия и сходимость цифр до сравнения с публичными данными (годовые отчеты, Росстат, ФНС и т.д. ) по численности и выручке компаний. Ошибки и неточности находим очень часто.

Итоги этапа:

• Собранные и проведенные данные для бенчмаркинга

Анализ можно условно разделить на 2 части:

• получение ответов на сформулированные вами вопросы
• получение новых инсайтов из данных

4.1. Проверьте ваши HR-гипотезы
Получили ли вы ответ на ваш вопрос? Если сравнение не в пользу вашей компании, понимаете ли вы причины?

4.2. Проанализируйте метрики бенчмаркинга как "панель"
Посмотрите на панель показателей комплексно, о чем говорит ваш профиль, пики и впадины на нем? Какие "провалы" самые сильные? Обычно это области, в которых легче всего достичь прогресса.

В процессе анализа:

• Смотрите не только на текущее состояние, но и на динамику (ваша динамика, динамика рынка)
• Используйте известные и описанные исследователями типичные комбинации низких и высоких значений метрик, говорящие об известных проблемах
• Интерпретируйте вашу ситуацию с учетом вашей HR-стратегии и того бизнес-контекста, в котором оказалась компания. Не привязывайтесь к медиане

4.3. Углубите свой анализ новыми данными
Бенчмаркинг прекрасен для формулирования гипотез - где вы не эффективны и чему стоит уделить внимание, но он не может дать вам окончательный ответ, почему цифра именно такая. Получив информацию, например, о том, что вы очень долго закрываете вакансии, вы должны будете исследовать вопрос дальше. В этом исследования можно выделить 2 основных направления:

• Детализация вашей внутренней аналитики. Например, какой срок и скорость закрытия вакансий по регионам / менеджерам / бизнес-функциям - возможно с помощью бенчмаркинга вы быстро найдете тех, кто вносит основной вклад.
• Качественный анализ вашей группы равнения. Если кто-то быстро закрывает вакансии, стоит пойти к ним и узнать, как они это делают. Как организованы процессы, какие технологии, методы, HR-бенчмарки и инструменты применяются.

Некоторые провайдеры исследований организуют мероприятия для участников бенчмаркинга на которых можно обменяться опытом и получить ответы на свои вопросы (например, "Бенчмаркинг день" в рамках Human Capital Index). Уточняйте о таких мероприятиях, используете возможности исследований по-максимуму.

4.4. Сформулируйте новые HR-гипотезы и задачи для исследования
Иногда бывает, что вы не можете сделать углубленный анализ сразу. Например, у вас просто нет нужных данных, либо чтобы получить качественную информацию от других игроков рынка, нужно делать отдельное исследование. В этом случае вы формулируете новые цели и задачи для дополнительных исследований.

Итоги этапа:

• Ответы на ваши вопросы
• Инсайты и новые наблюдения
• Новые гипотезы, которые нужно проверить

5.1. Обсудите результаты с экспертами
Одна голова хорошо, а две лучше. Обсудите ваш анализ и выводы с экспертами в предметной области, со специалистами в HR-аналитике и с консультантами, которые специализируются на бенчмаркинге. Это может существенно повысить качество анализа и выводов, а также уберечь от некоторых ошибок.

5.2. Поделитесь выводами с нужными людьми
После того, как вы закончите с анализом, самое время поделиться вашими наблюдениями с теми, кого это касается и кто способен повлиять на ситуацию. Тут вам понадобятся все ваши знания в области коммуникации, стори-теллинга и визуализации данных.

Итоги этапа: Ключевые заинтересованные лица ознакомлены с вашими выводами и предложениями

6.1. Сформулируйте и оцифруйте цели изменений
Анализ приведет к решениям, тут все достаточно очевидно. Но часто пропускается шаг оцифровки цели (оцифрованные цели – это обязательства).

Если анализ привязывался к рыночным бенчмаркам, то бывает разумным и цель по изменению привязать к рыночным бенчмаркам. Одно дело сокращать затраты на подбор или обучение, другое дело - сокращать эти затраты быстрее рынка. Или другой пример. У вас была цель по сокращению затрат на подбор персонала на 10%. Однако крупный джоб-сайт (например, HeadHunter) поднял цены на услуги, и команде подбора не удалось не то что сократить затраты, они выросли на 8%. Насколько эффективно отработала команда? Сложно оценить. Но если мы привяжемся к рыночным бенчмаркам, то сможем это сделать. Если были в медиане по затратам, а сейчас на уровне 40 процентиля, это значит мы справились с ситуацией лучше рынка/отрасли. Все выросли по затратам, а мы выросли меньше и сместились в своей позиции по отношению к рынку в лучшую сторону.

6.2. Составьте план действий
Как мы обсуждали выше, план может состоять как из целей по изменению ситуации, так и из дополнительных исследований и углубленного анализа. Во втором случае финальные цели по изменению метрик и план действий будут разработаны после завершения анализа.

Итоги этапа бенчмаркинга:

• Обновленные HR-цели (желательно оцифрованные через HR-метрики)
• План действий