Существует два пути оценки расходов:
- начинать с общих формулировок и потом их раскладывать на составляющие, декомпозировать;
- показать имеющиеся составляющие и затем собирать их воедино.
Попробуем пойти вторым путем и разобраться, какие статьи расходов вообще существуют.
Оценить расходы можно с помощью детализации «жизненного цикла» вакансии. Это временной отрезок от момента появления вакансии до ее закрытия, в течение которого происходит много активностей. В каждой компании процесс закрытия вакансии будет свой, однако усредненное описание процесса наглядно покажет, как «живет» вакансия и какие расходы несет. Описание процесса — очень удобный и наглядный инструмент для расчета.
1 этап — заявка на подбор. Уже на этом этапе расходы в разных компаниях могут сильно различаться. У кого-то в компании эта формализованная процедура сопровождается огромным количеством согласований, в которые уже вовлекаются люди, а значит, мы начинаем нести расходы. У кого-то достаточно просто звонка, чтобы процесс запустился, — тогда расходов будет меньше.
В этот же первый этап включается уточнение условий вакансии: что хочет нанимающий менеджер, какого кандидата он видит, какой будет текст вакансии, какие условия по оплате труда и так далее. В этом процессе, как правило, задействованы несколько человек: рекрутер, бизнес-партнер, если нужна какая-то помощь и согласование, нанимающий менеджер. Взаимодействие, общение всех этих сотрудников, время, которое они потратили на этапе формирования заявки на подбор, — относится к неявным расходам.
Чем больше имеется заявок на подбор, тем больше расходов будет на первом этапе «жизненного цикла» вакансии.
2 этап — публикация вакансии. Размещение вакансии на джобсайтах тоже имеет расходы. К ним относятся платные размещения, реклама и продвижение в соцсетях, а также время, которое тратит HR-менеджер на публикацию вакансии.
Чем больше сайтов необходимо охватить, тем больше времени (=денег) потратится.
3 этап — поиск и отбор кандидатов.Этот этап включает множество операций:
- поиск кандидатов,
- обработка откликов тех, кто сам нашел вакансию,
- работа с резюме,
- созвоны с кандидатами,
- первичное интервью рекрутера,
- изучение отобранных резюме заказчиком, нанимающим менеджером.
Эти операции включают внутренние расходы компании, которые увеличиваются в зависимости от количества кандидатов. Чем больше их появилось, чем больше резюме нужно обработать, предоставить обратную связь, изучить, тем больше времени, а значит, и денег мы начинаем тратить на закрытие этой вакансии.
4 этап — организация и проведение интервью. Назначение встреч, сбор всех участников, согласование времени, планировка в календаре, заказ пропуска и так далее — эти казалось бы естественные операции несут скрытые расходы для компании, потому что в большинстве случаев занимают достаточно много времени. Мало кто обращает внимание на этот пункт расходов. Кроме того, руководители подразделений часто приходят на интервью не одни, а с коллегами. Их время тоже необходимо учитывать.
Чем больше назначено встреч, чем больше кандидатов, тем выше расходы этого этапа.
5 этап — оценка кандидатов. Дополнительная оценка кандидатов после успешного интервью проводится не во всех компаниях, но если она есть, то ее тоже необходимо учесть в расход.
6 этап — стажировка и обучение. Некоторые вакансии подразумевают стажировку или обучение, и, как правило, они проходят до оформления кандидата в штат. Помимо кандидата, на этапе стажировки задействованы рекрутер и наставник, который и занимается непосредственно обучением. Их время тоже относится к расходам по данной вакансии.
7 этап — проверка выбранного кандидата.Большинство компаний проводят оценку выбранных кандидатов, проверяют их благонадежность и другие важные компании параметры. Ресурсы, потраченные на это, тоже необходимо посчитать как расходы.
8 этап — оформление финалиста.Последний этап «жизненного цикла» вакансии — процедура оформления нового сотрудника в штат. Здесь тоже тратится время сотрудника кадровой службы, нанимающего менеджера, наставника и так далее.